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资讯>人才管理

三个固定句式,帮你搞定岗位说明书,从此不抄别人的了

2023-08-29 707 3 0 0 来源: HR从菜鸟到精英

首先我们来看一个案例:


F君是一家企业的人力资源主管。这一天,老板把F君叫近了办公室,说到“目前公司正处于快速发展阶段,没有岗位说明书,你把我们部门的岗位说明书撰写一下,也方便新来的员工知道自己所在岗位的工作职责和义务”。


F君回去之后,抓破了脑袋,也不知道怎么写。实在没有办法,只能在网上搜了一个岗位说明书的模板,再进行修改。经过几番周折,终于撰写完成了岗位说明书。但是落地的时候,各个部门的负责人却极力的反对,反应岗位说明书跟现有的实际情况不相符,无法落地,老板也是非常的不满意。


那么,到底应该怎么撰写岗位说明书呢?今天我们将从三个部分来教大家如何编写岗位说明书。


一、什么是岗位说明书
二、岗位说明书的作用和意义

三、如何编制岗位说明书


到底什么是岗位说明书呢?岗位说明书是工作分析最终结果的一种展现形式,是对所在岗位的一个全面描述,也可以叫做职位说明书。是表明企业希望员工做什么、规定员工应该怎么做、以及需要做到的何种程度的汇总。


那么岗位说明书对企业的的作用和意义都有哪些呢?


1、为招聘、录用员工提供重要依据。


我们在做人员招聘之前首先需要搞明白的一件事情就是该岗位的任职条件是什么,岗位说明书当中就恰恰规定了这个岗位的任职条件。我们只需要参照岗位说明书当中的任职条件来进行招聘和工作即可。不满足任职条件的人员一般是不予录用的,如果说企业一定要降格使用该人才,那么在薪酬或者职务方面也会做相对应的调整。所以,岗位说明书为员工的招募和录用提供了必要的依据。


2、对员工进行目标管理。


企业在对员工进行目标管理设计的时候,基本上都是依据岗位说明书所规定的职责来定的。岗位说明书可以非常清晰的给员工下达工作目标。


3、是绩效考核的基本依据。


因为岗位说明书里明确了职责,所以在绩效考核的时候,就可以快速的了解员工所做的工作有没有充分的履行,是不是尽职尽责,有没有完成工作目标。假如在岗位说明书中没有规定到的职责,就不能够作为考核的依据,因为这是对方不需要承担的责任。


相反,岗位说明书当中所规定到的工作职责,就需要纳入考核的范畴。另外岗位说明书还确定了职责范围,比如是全责、还是部分支持,是协助的还是配合的,所以可以很清楚的划分员工的职责。


4、为企业制定薪酬政策提供依据。


在人力资源管理的过程中,薪酬是通过岗位价值评估而来的,岗位评估就是按照这个岗位的能力水平、解决问题的能力、承担的责任等维度进行评估。其中所承担的责任,主要就是通过岗位说明书来进行过评估。如果没有岗位说明书,就不太容易对该岗位进行定薪。


5、员工教育与培训的依据。


我们都知道,企业需要不断的对员工进行培训,提升员工的技能和能力,来满足岗位的需求。那么我们需要对员工进行哪些培训,这些内容应该怎么设置呢?通俗的讲就是做什么事情需要具备哪些能力,需要哪些任职资格。岗位说明书同样对这些培训需求也同样提供了依据。


6、为员工晋升与开发提供依据。


什么是人力资源的开发呢?就是通过一些手段使员工的素质和积极性不断的提高,最大限度的发挥员工的潜力,为企业做更大的贡献。员工的晋升与开发是离不开考核的,岗位说明书这个时候就为员工的晋升提供了考核依据,这也是考核的一个基础。


7、其他。


岗位说明书还有其他什么作用呢?岗位说明书还可以帮助我们在员工的淘汰的时候提供相应的依据。我们所录用的员工,都应该达到岗位说明书所规定的程度,如果员工的工作没有达到岗位说明书所规定的程度,那么这个时候,我们也可以依据岗位说明书,以不能够胜任工作为理由,对员工进行淘汰。这样就有理有据,避免了劳动用工的风险。


编写好岗位说明书,最终达到的结果就是“事事有人做,人人有事做”避免了工作职责划分不清,相互扯皮现象的发生。


接下里我们讲解本节课程中的重点部分,如何编写岗位说明书。一份标准的岗位说明书通常职位的基本信息、任职资格、工作关系、工作的细化与任务四大部分。


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    第一部分:职位的基本信息    


主要包含以下


1、职位名称:就是该职位的名称,标准格式=限定词+名词,如技术总监;


2、职位编号:根据一定的编号规则对职位进行编号,如部门代号+序列号,这个规则一般由企业自己来制定;


3、所属部门:该岗位做在的部门


4、上下级关系:这里需要强调的是只能有一个直接上级,直接上级不是指一个人名,而是一个具体的岗位名称,比如培训专员的直接上级是培训经理。培训经理可以是任何一个人,不会应为某人的调岗、离职而发生变化。


5、职位概述:就是说该职位设定的目的和意义是什么?做什么工作,达到什么样的结果。那么什么是职位概述呢?就是用一句简单的话,来描述这个岗位最核心的功能,也是这个职位设立的目的和意义。很多同学都不太会写职位描述,在这里老师给大家一个公式,只要大家用这个公式进行造句就可以了。这个公式是“动词+宾语+具体工作特征+行为目的”比如:负责实施员工的招聘计划,确保公司各部门的用人需求。


这就是招聘专员这个岗位的职位概述。依据什么开展工作、负责什么,以达到什么目的。这就是职位概述。

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    第二部分:任职资格    


任职资格也可以理解成为该岗位的最低录用条件。我们一起看一下任职资格应该如何编写。任职资格当中有7个重要的点,分别是:


1、学历要求:比如大专、本科、研究生等;


2、专业要求:比如财务这个岗位,就要求财务相关专业的人员;


3、执业要求:那么什么是执业要求呢?就是资格证书。比如人力资源一二三级证书、会计证、建筑师证等;


4、知识技能:主要就是学过什么知识,需要具备什么样的能力。比如平面设计师这个岗位,要求熟练试用PS软件;


5、工作经验:主要包括2个方面,一个是工作经验有多长时间,另一个是岗位的经历是什么?


6、培训经历:曾经参加过哪些培训;


7、生理条件:如年龄、身高、性别等等。为什么会规定生理条件呢?比如空姐这个职位,都是有一定限制的。


我们在编写任职条件的时候,其中需要遵循一个基本的原则,那就是这个任职条件一定是该岗位最低的标准。如果低于这个标准,员工则无法胜任该岗位的工作。所以,比如女性优先、同岗位工作经验优先,类似于什么什么优先,这样的话就不要写了。



    第三部分:工作关系    


主要分为内部工作关系和外部工作关系。内部工作关系,需要根据业务流程的分析填写上下游职位即可;


比如财务部门,会跟哪些内部部门有相关呢?跟销售部、人力资源部、采购部等等都有关系,那么我们只需要一一罗列上去就可以了。跟外部哪些部门有相关性呢?比如工商部门、税务、银行等部门。



    第四部分:工作的细化与任务    


这部分最难写的就是工作职责和工作任务。这一部分也是整个岗位说明书中最最核心的内容。岗位职责并不是拍脑袋想出来的,而是根据公司的战略从上至下分解出来的。下面我们一起来学习具体的编写方法和要求。


工作职责的编写要求:工作职责来自于职位概要的分解,按照公司的要求,本职位应该做什么。进行职责描述的时候,需要把职责描述让人看得懂,也说得准确。看得懂就是需要把职责模块化,把流程关系隐含在里面,采用结构化的句子。说得准确就是需要运用动词,把范畴描述清楚(凡涉及跨部门或者岗位交叉关系的地方要细化描述。)工作任务则是对工作职责进一步的细化。很多同学在写工作职责和工作任务的时候总是一头雾水,不知道如何下手,今天老师就交给大家最简单的一个方法,那就是“造句”。大家只需要根据固定的句式编写岗位职责和工作任务即可。


常用句式1:角色+工作职能。这里的角色通常用负责、配合、协助等动词。例如:负责公司办公资产的盘点与统计;


常用句式2:做什么+需要达成的目标。例如:指导公司各部门、员工进行绩效目标的分解,确保绩效指标分解落实到位


常用句式3:依据+做什么+需要达成的目标。例如:根据公司发展战略,组织制定营销策略,确保达成年度绩效目标


这样讲的话,大家是不是就觉得简单多了呢?最后再给大家举一个完整的例子,以便更容易理解。


例如:某公司行政专员这个岗位其中的一项工作职责,我们可以这样来描述:负责会议的组织及安排工作。这就是利用了句式1,角色+工作职能。其工作任务则可以这样来描述:


任务1:协助会议发起者确定会议议题、参会人、时间和地点;

任务2:负责通知参会人员,并确保按时到场;

任务3:负责联系会场的所有布置、流程,确保会议正常进行;

任务4:负责安排会议纪要,并发送给参会人员。


除此之外,岗位说明书中还应该说明职位权限、关键绩效指标、工作条件、晋升通道等信息。最后我们再回顾一下今天课程的主要内容。我们首先说明了什么是岗位说明书,以及岗位说明书的重要性。然后我们讲解了编写岗位说明书的方法。


主要包含四大部分,分别是:职位的基本信息、任职资格、工作关系以及工作的细化与任务。最核心的部分就是如何编写工作职责和工作任务了。老师教给大家3个常用的句式,分别是:角色+工作职能;做什么+需要达成的目标;依据什么+做什么+需要达成的目标。


—end—


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