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资讯>人才管理

如何评估工作饱和度?

2019-07-31 11125 15 0 0 来源: 高绩效HR

作者:Adil

来源:人力资源方法论


在宏观经济不景气,GDP增长减缓、人口红利逐渐消失后,企业减员增效日益提上日程,基于面向客户(内外部客户)的流程优化,夯实企业基础管理工作,定岗定编工作又被重新提起。


关于定岗定编的方法有很多,例如:劳动效率定编法,业务人效分析法,标杆企业对标法,预算控制法,业务分析法,业务流程分析法,德尔菲法等,这些都是基于业务逻辑出发进行的定岗定编方法,通常用于新企业定岗定编。


如果要对现有人员定岗定编,就需要找到一把标尺或标准,在不增员或减员的情况下实现企业效益效率的提升。就像拧毛巾一样,把多余的水分拧出来,就不能全部照搬上面的方法来开展工作。基于人员现有情况,根据人/岗位/时间分布,进行工作分析和测量,实现工作再分配,提升人效。


 01 

岗位工作量测评表


度量岗位的合理性和工作饱和度最常用的工具是岗位工作量测评表,也是定岗定编的重要依据。当然也有一个前提就是工作分析,输出的职位说明书是测量的前提。


目前我们企业使用的测评表如下:


  02 

工作饱和度判定参考因素

 

1、工作流程分析:通常采用的方法就是工作流程分析法,在流程中扮演不同角色,每个角色所做的动作是不一样的,根据动作多少来进行饱和度分析。


2、时间分析法:基于人岗匹配,能岗匹配的前提,人的能力有差异、工作量也有差异,附着于每个人身上不变的就是时间。基于工作流程分析的基础上进行时间研究和分析来归集岗位工作时间。


3、工作时间:回顾每个人一段时间的工作,一般都由5部分活动组成:执行具体工作活动(干活),执行具体工作的准备活动(准备热身),无关的额外的活动(协助、人际、发呆思考人生),保持身体健康的活动(病假、事假),身体恢复活动(喝水上厕所等)。所以每个人的平均每天工作时间都不足8小时,按照2/8定律来计算,大约6.5小时-7小时之间,这是每个人每天的平均工作时间。


4、工作结构:每个人工作都会由常规工作、阶段性工作和临时工作组成。基于工作分析,有效工作时间应该是根据常规工作来决定,不是阶段性依据常规工作所花费的时间来判定工作是否饱和。


5、工作强度:由于业务工作的集中导致的工作出现忙闲不均,导致工作时间分布不均;如果这样的事项占月度工作时间的一半以上,可以认为工作强度不均。


6、工作层级:由于不同的层级扮演不同的角色,基层、中层、高层工作中干的工作重心不一样,不能一概而论。比如:经理大部分在做计划、协调、牵头的工作,基层员工在做执行具体的工作。常规工作系数越高,专业化程度越高,系数越低,辅助类或非本职工作越多,这样的岗位就很容易被替代。


7、市场标准:关于市场上通用岗位的工作量,可以根据标杆或市场情况来对标;没有参照的可以根据流程分析分解动作来打表计算时间。

 03 

工作量饱和度判定

 

采用时间分析法来测算工作饱和度。即工作量饱和度=常规工作时间/平均正常工作工作时间×100%。为什么采用常规工作时间呢?常规工作是基于职位说明书开展,职位说明书是基于职位80%的工作编撰的,没有包括阶段性(项目性)、临时性(突发)工作,何况项目性和临时性工作都是无法预见的,所以不需要计量在正常工作时间中。

 

系数=常规工作时间/平均正常工作时间


  • 系数>90%:超饱和

  • 80%<系数<90%:饱和

  • 70%<系数<80%:基本饱和

  • 60%<系数<70%:接近饱和

  • 系数<60%:不饱和


至于系数标准设置,可以根据企业实际情况设定数值。

 

 04 

岗位饱和度测评结果及诊断建议

 

根据上面的7个因素和工作量测评表,可对岗位的工作饱和度进行评估。


岗位饱和度测评结果(示范)

从以上数据来判断,人力资源部的企业文化专员、员工关系专员、薪酬专员岗位设置“工作依据不充分”,需要对其所负责的职责与工作任务进行重新判断或工作再分配。

通过以上操作,可以判定各岗位设置的依据是否合理及其工作量的饱和程度,据此对岗位优化裁撤做出科学合理的决策。

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