二级职能编写：用一个名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能，如“薪酬管理”、“产品生产管理”等。

用一个句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。

格式：动词+事项，如“编制+年度薪酬福利总额的预算工作”。

避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、“领导”等，以明确  权责，避免歧义。具体可上网搜一下《规范动词表》相关资料自行参照。

描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。

避免采用程度副词，如“认真”、“用心”、“做好”、“抓好”等。

因此，我们进行岗位分析，双方有必要就岗位责任和工作任务进行充分沟通，借以澄清岗位职责，达成最多的共识（如上图），在此基础上形成岗位说明书。

岗位分析的成果就是岗位说明书，岗位说明书是各项人力资源管理工作的基础，如：绩效考核、薪酬等级、员工赋能等。

注意：做到岗位说明书的规范事项仅为对员工的最低要求标准，而非最高要求标准（如下图）。截至目前，不少企业对员工尤其是人才结构管理不到位，其重要原因就在于此。

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部门职能和岗位分析的连接

关于岗位分析之说明书的梳理方法可以参照上述部门职能的梳理路数，虽不完全相同但可以借鉴。岗位分析一般分为五个步骤（如下图），依次展开即可。限于篇幅，本文便不在此赘述。

下面重点介绍一下部门职能和岗位分析的连接这一关键内容，先看一下部门与岗位分析的路径图：

可见，部门职能和岗位分析的连接就是一个公司目标和组织任务层次分解的工作，由高到低，将组织的愿景和战略层层分解到部门再到每个岗位上，从而可以全面确定岗位说明书的内容。

这样部门职能和岗位职责确定之后，我们再通过一个有效的分析工具“部门职能与岗位职责分析矩阵”检查部门职能分解情况以及岗位职责的分配情况（如下图），进行查漏补缺，确保部门职能分解完整和岗位职责分配清晰、可操作性强。

其中，针对“多对1：可能存在职责重叠”的情形，一般是指部门内同一个职责被两个不同的岗位同时“认领”了，容易出现职责重叠问题。

部门若无特殊安排，往往要规避这种情况出现，因为“一个萝卜一个坑”，而实际运作中的两个岗位上的人之间“互相照应”是另外一码事。

经过上述梳理、分解、连接的过程，我们再以“人力资源管理”中的主要职责“人力资源政策与战略规划”和“薪酬管理”部分内容作为示例（如下图），看一下同一个部门内不同岗位的“职责匹配”，以及文字描述表达的情况。

最后，“职能”诚可贵，“岗位”价更高！