一、明确员工违纪违规的行为与后果

首先，HR们在制定企业内部的制度中，必须事先要规定违纪违规行为和它的后果责任。《劳动合同法》第三十九条第二项规定：劳动者严重违反单位规章制度的单位有权解除劳动合同。这个条款虽然是法律依据，但是这个条款比较抽象。没有解释何为严重违反单位规章制度？法律法规也并没有进一步的说明与规定。

所以企业内部必须要事先在制度中把违纪违规行为罗列清楚具体违纪违规的行为有哪些？以及它的后果责任有哪些？

在这里建议HR与管理者们，平时应该多点留意员工的违纪违规行为有哪些，同时听听中高层管理者所了解到的员工的违纪违规行为有哪些，定期的修改补充内部的处罚制度，做到处分解雇员工时有依有据。

二、违纪违规行为的表述必须具体清晰可界定

举个例子，某企业内部的制度有一个条款：辱骂同事或者客户态度恶劣，造成不良影响的，给予严重警告书面处理。在此期间累计两次严重书面警告处理的，构成严重违反单位规章制度，将无条件解雇。这个企业曾经有一个员工小张，因为种种工作的原因两次辱骂了他的上级领导，随后该企业解雇了小张。后来员工小张申请劳动仲裁。开庭期间，小张承认他的确曾经两次辱骂过他的领导，但是小张抗辩说：“我虽然承认了这回事，也写了事实经过并签了名，但是我不存在态度恶劣。请单位举证证明我态度恶劣，另外我的行为给单位带来哪些不良影响，也请单位拿点证据给我看一看。”其实这种情况作为企业真的很难举证员工有态度恶劣和不良影响的。因为太抽象了。

刚才这个条款从法律和中文角度看，条款中辱骂同事或客户、态度恶劣、造成不良影响这三个状态，是必须同时出现才能给严重警告处理。而不是出现其中一个就可以给严重警告处理的。在仲裁期间企业通常是无法提供证据证明这三个状态同时存在的，所以最终会导致这个案件的企业方不得不进行调解，赔偿一些钱给劳动者。

企业的制度、合同、协议文书尽量不要出现以上这种道不明说不清、模棱两可的表述，比如情节轻微、情节恶劣、手段较恶劣、后果特别巨大等等这些抽象的状态。当遇到企业内部这些条款有争议的情况下，仲裁员和法官到底会推定企业败诉，还是推定员工败诉？是否企业内部规定由企业来解释，由企业高层来认定呢？企业高层的认定是否真的成立呢？我可以肯定的告诉大家法律上很难成立。

因为根据我国的《劳动合同法》写的很清楚：对格式条款的理解发生歧义，存在不同的理解的情况下，应当作出不利于提供格式条款一方的解释。企业内部的规章制度、员工手册、劳动合同以及用工协议等文书，原则上在劳动争议案件处理过程当中，仲裁和法官都会把他们定性为是企业单方提供的格式文本。格式条款发生歧义的时候将会做出不利于企业方的解释，导致企业方承担败诉的风险，所以企业的HR朋友应该有意识去主动梳理公司内部的所有制度文书，对于可能存在歧义的地方，尽量把它表述清楚、解释清楚，以减少单位的法律风险。

像上述的案例中，可以把辱骂同事或者客户给予严重警告处分后面的“态度恶劣”这个形容直接删掉，这样就干净利落。如果觉得辱骂同事或者客户给严重警告处分太重了，我们可以修改为：交书面警告等等。大家一定要记住宁可给轻一点的处分，都不能写这些模棱两可的说不清道不明的表述。

再举个例子，曾经有个企业的员工手册规定员工一年内实施了五个最轻的违纪违规的行为就构成严重违反单位规章制度，单位有权无条件解雇。这里面容易引起歧义的就是“一年内”怎么理解？

企业方认为是员工入职该企业后的12个月，而劳动者会认为应该按自然年度来理解。假设去年的下半年员工犯了三个错误，今年的上半年员工犯了两个错误，累计起来五个小错误。按照企业的理解把员工开掉应该没有问题，按员工的理解被企业开除就肯定有问题。

依据刚才提到的那些法理，这个案件最终法官会推定企业败诉，推定员工胜诉。所以，HR们与管理者们对于内部制度中类似的表述一定要排查一下，看看有没有这种无凌两可的表达。

再举个案例，某企业内部规定住在内部宿舍的员工在阳台上摆放花盆，造成重大后果的将无条件解雇。这里的重大后果，建议HR们可以把它改为造成他人人身伤亡或者造成财产损失的企业将会无条件将其解雇。这样就非常的清晰、好界定、没有歧义了。

三、处罚何为轻何为重？

对于处理员工违纪违规行为，企业处理时必须符合公平合理的原则。如果员工的违纪违规行为本身是恶劣的，则无需考虑带来一定的后果，员工故意违纪违规一般都会定性为恶劣的，可以直接把它定为严重程度，不用看后果。比如：偷东西，很明显是恶劣的，所以不需要考虑偷多少。再例如，员工拿着一根铁棒砸坏企业内部的一些财务；砸坏企业的电脑，很明显也是恶劣的，也不需要考虑这台电脑值多少钱。

例如，某企业内部有一个锅炉，企业内部规定看守锅炉的这个岗位，要求员工每隔15分钟看一趟锅炉的温度和压力以预防锅炉爆炸。对于看管锅炉的员工，如果中途离岗超过15分钟，而且事先没有交代其他同事的，就可以把员工中途离岗的行为定性为严重程度，而不需要等到锅炉爆炸。可以思考一下，锅炉爆炸有什么后果？相信大家都很清楚。

另外对于非故意的违纪违规行为，往往要造成一定的后果才能定为严重程度，这个是现实司法当中的一个观点。所以我们对于这种行为应该进行具体的分类描述，根据不同的前提、不同的背景、不同的情节和后果，将它分为最轻的、较轻的、较重的、严重的。为了方便操作，最好分三类或者四类，对于最轻类别的犯四个就叫严重程度；对于中间的类别犯两个就视为严重程度，对于严重的类别犯一个就叫严重程度。否则我们很难避免员工在工作中小错不断，构成大错的问题。根据员工岗位的不同的情况、不同的责任给不同的处分，不应该一刀切。

最后需要清楚，企业对员工的违纪违规条款或者处罚制度是跟员工切身利益有关的，所以这些制度的制定需要按照《劳动合同法》第四条的规定走民主程序。

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