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当公司的行政部与人力资源部门合并后……

2018-10-10 2014 24 0 0 来源:HR法务咨询

  在100人以下的现代小型企业,基本上都喜欢将行政与人力资源部门划分为一个部门,有的企业叫办公室,有的企业叫综合部,也有的叫企管部……不管名称如何称呼,其职责就是一个行政与人力资源整合的部门。

但随着公司的发展,事务的繁杂程度特别是行政方面与部门职责任务的增加,很多公司又将行政与人力资源分离。

外资企业划分为人力资源部与总务部,没有单独的行政部门,是因为他们没有中国这样复杂的国情。

而中国企业行政往往包括了后勤,人事,办公室,对外联络,有些可能还要有方案审计合同方面的,同时说明一些中小型企业比较喜欢用行政部设立部门,可以以此来减少管理人员,用以节约成本,而人力资源管理是一个比较专业的管理与技术相结合的工作,不但包括了我们所说的人事工作,更重要担负对公司的人力决策与人才开发。

公司起步阶段或规模较小的企业,采用行政与人力资源结合,其特点是总经理统管一个合并部门,便于与其他部门的沟通,管理较为灵活,出现重点处理项目,行政与人力资源一起上,处理能力明显上升,同时又节约了相应的人力成本,对小型公司较为有利。

随着公司的发展,或企业初具规模并期望得到更大的突破,行政与人力资源职责的分离却不可避免。具体原因如下:

  专业要求截然不同  

由于行政与人力资源原则上不是同一类事务,相当于企业的生产与质量部门合并一样,对人力资源在专业上素质技能的要求重在公司的人才规划与六大模块的内容,而行政则又偏为公共关系与后勤管理上,甚至有的企业把行政与后勤都成立单独部门。

三大块所要求的专业截然不同,术业有专攻,一个优秀的人力资源管理者有可能对行政后勤事务一窍不通,一个优秀的外联公关专家也有可能对六大模块混然不知,而后勤这块基本上不需要什么专业。

传统人事管理通常把精力放在员工考勤,档案、合同管理等事务性工作上,一般在企事业单位中被定位于后勤服务部门。人力资源管理和人事管理的差别很大:

首先,现代人力资源管理与传统人事行政的立足点不同。人力资源管理以“人”为核心,视人为“资本”,强调一种动态的、心理的调节和开发,属“服务中心”,达到人与事的系统优化。而传统人事管理以“事”为中心,将人视为一种成本,把人当作一种“工具”,强调对“事”单一方面的静态控制和管理,属“权力中心”,其管理的形式和目的是“控制人”。

其次,现代人力资源管理与传统人事行政的业务涵盖的范围不同,人力资源管理涉及面更广泛。人力资源管理作为企业经营战略的重要组成部分,涵盖组织建设、文化建设与系统建设各个方面,传统人事管理属企业的辅助部门,主要工作是负责考勤、考核、档案及合同管理等事务性工作。

其三,人力资源管理在组织中的重要性更强。现代人力资源管理者从企业战略的高度,分析和诊断人力资源现状,为决策者准确、及时地提供各种有价值的人力资源相关数据,协助决策者制定具体的人力资源行动计划,支持企业战略目标的执行和实现。传统人事管理则只能站在部门的角度,考虑人事事务等相关工作的规范性。

  职责分配大相径庭  

企业发展到一定规模后,行政、人力资源、后勤分工的工作上都明显职责任务加强,特别是在后勤管理上,公司的固定资产、办公用品、车辆、食堂、卫生、宿舍、公司建设与绿化、水电等工作量逐步增加;

在行政上文化制度建设、公关关系、会议组织与督办、企业安全与现场管理、证照年审与办理、公章管理、形象建设与宣传、电脑网络与网站管理也存在着需要更大的精力去管理,特别是加进项目申报后,工作量更为明显;

那么人力资源呢?

规划、招聘配置、培训、薪酬福利、考核、劳动关系。这些工作都不再象小公司一样有的可忽略,而是所有的工作都要做到位,公司员工越多,其中的某一项事务就更具体。

试举三个工程的工作内容比如说后勤类的宿舍管理,以500人的公司为例,住宿的安置调配,宿舍的卫生检查管理,宿舍的水电统计与安全,宿舍的环境,离职人员床位信息以及入职人员的宿舍安排,宿舍其他管理制度的监督等。

行政上的企业安全与现场管理,所含内容也有对保安的管理,整个公司其他如用电或违规操作,危险品与危险区域的管理等,还包含其他的现场管理如7S等;

人力资源上工作的劳动关系,包含入职与离职手续办理,员工档案建立,档案实时更新(员工的培训情况、考核得分情况、平时的表现与评价情况、员工的获奖与贡献情况等)、社保的办理、劳动纠纷的处理、其他事故(如工伤)的处理等。因此,各工程各模块各工作职责都是不容忽视的,其工作量都是不小的。

  人力、行政合并有利有弊  

如果企业发展到一定阶段或具备一定规模后将行政与人力资源合并,其利也是在于从人员配备上削减编制,节约部门人力成本,同时大家有事一起干,有股人多力量大的气势,而且各不相关专业的人相互学习到另一工种的事务。行政人力资源归一个部长管理,也有利于资源的调配以及事务的处理协调。

弊端则是相互占用对方的精力,如果职责不清,那么不论是从内部看还是从外部分析,给人的感觉是公司管理非常混乱。

由于人员配备上的不科学与专业性的不同,极有可能出现人力资源做后勤去了,后勤做行政去了,行政做人力资源去了,导致各个工种的工作都无法得到圆满的解决,只有在高层领导一怒拍桌的情况下,大家放下手中所有的工作全部去干一件事,而干好这件事,却丢了其他很多事,总有一种拆东墙补西墙之感。

高层领导今天指责这个事,大家就干这个事,明天指责那个事,大家又去干这个事,久而久之部门全体员工养成了一种上级说做什么就做什么的习惯,而忘记了本职工作。

同时,人力资源工作很难能够独立起来进行,许多事情都会在高层的强烈干预之下的结果。造成公司没有独立的人事工作。人事工作仅仅停留在人员招聘、资料存档的阶段。

人才发展规划、薪酬体系培训体系等其他工作再难有起色,很难有更深度的发展。当然,这也取决于公司决策层对人力资源与行政认识,就决定了本单位人事与行政工作能做到的深度。

综上所述,人力资源与行政后勤合并与否的利与弊,各有所长,适应不同企业的文化特点, 重要的是职能是否清晰,部门各岗位的职责是否到位。

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